テレビ会議は見積もりに納得してからシステムを導入

テレビ会議は見積もりに納得してからシステムを導入

会議

他の企業の導入事例を参考にしよう

テレビ会議システムの導入を検討するときには他の企業での導入事例について調査することが大切です。設備投資を行って現場で運用するには費用も労力もかかります。それに見合った形で業務効率化が行えるかどうかを検証してから導入を決定しなければなりません。その際に参考になるのが他社の事例であり、確かな効果が得られるかを判断しやすくなります。

テレビ会議に必要なもの

テレビ会議を行うためには基本的には会議室が必要です。防音性能が高い部屋であれば適切な設備投資を行うことで利用できるようになります。プロジェクターとスクリーンもしくはテレビに加えてカメラとマイク、スピーカーの設置をするのが最低条件です。音響設備が整っていないと会議が難しくなるため、部屋自体の構造に手を加える場合もあります。

テレビ会議を導入する流れ

IT系の導入会社に相談

テレビ会議システムを導入するときにはまずIT系の会社に連絡して導入をしたいという相談をします。そこでどのような形で運用したいか、どの部屋を会議室として使用したいかについて意見を伝え、導入する候補になるシステムの仕様を説明してもらうのが基本です。

見積もりの取得と契約

IT系の会社に相談して適切なテレビ会議システムの提案をしてもらうことができたら見積もりを取ります。その費用と施工内容、施工日程などについて確認を行って満足のできる見積もりになっていたら契約を締結して施工に移ってもらうというのが流れです。

設備工事や什器の導入の実施

見積もりの際に提出される施工計画書に沿って工事を行うのが次の段階です。音響設備などの工事に加えて什器が不足している場合には導入して設置することになります。テレビ会議を行う複数の営業所での施工が完了したら工事自体は完了してテストをすることになります。

テストの実施を経て納品

実際に導入したテレビ会議システムをテストすることにより、当初想定していた機能があって十分に会議を行えるかどうかを確認します。並行して設備の使い方の説明を受けるのが一般的です。それが納得できるものになっていたら納品完了になって使用できます。

導入する時の注意点

テレビ会議の導入には費用がかさみやすいことから十分な予算を確保しておくことが必要です。選んだIT系の会社によって見積もりも大きく異なるので、相見積もりを取って費用の比較を行うようにするとリーズナブルな価格で導入することができます。

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